E-Mail-Einstellungen brauchen Sie, wenn Sie Ihre E-Mails nicht nur im Browser lesen möchten, sondern in einem Programm wie Outlook, Thunderbird oder der Mail-App auf Ihrem Smartphone. Für diese Programme müssen Sie einmalig ein paar technische Angaben eintragen - Serveradressen und Ports. Klingt kompliziert, ist aber in fünf Minuten erledigt.
Lesen Sie Ihre E-Mails ausschließlich im Browser - also direkt auf der Website Ihres Anbieters - brauchen Sie diese Einstellungen nicht.
Was sind IMAP, POP3 und SMTP?
Das sind die drei Protokolle - also Übertragungsverfahren - die beim E-Mail-Versand und -Empfang im Hintergrund arbeiten. Jedes hat eine andere Aufgabe.
IMAP (gesprochen: I-MAP) ist für den Empfang zuständig. Das Besondere: E-Mails bleiben auf dem Server des Anbieters gespeichert und werden auf allen Ihren Geräten gleichzeitig angezeigt. Lesen Sie eine E-Mail auf dem Handy, ist sie auch am Computer als gelesen markiert. Das ist die richtige Wahl, wenn Sie mehr als ein Gerät nutzen.
POP3 ist ebenfalls für den Empfang zuständig, funktioniert aber anders. Das Programm lädt die E-Mails auf Ihr Gerät herunter. Ob die Originale danach auf dem Server bleiben oder gelöscht werden, hängt von der Einstellung im Programm ab, viele Programme bieten dafür die Option "Kopie auf dem Server belassen". Praktisch ist POP3 für ein einzelnes Gerät, problematisch bei mehreren: Jedes Gerät lädt für sich herunter, und auf dem Smartphone sehen Sie dann andere E-Mails als am Computer.
SMTP (gesprochen: S-M-T-P) ist ausschließlich für das Versenden von E-Mails zuständig. Beim Einrichten eines E-Mail-Kontos tragen Sie sowohl einen Posteingangs-Server (IMAP oder POP3) als auch einen Postausgangs-Server (SMTP) ein.
Was ist ein Port?
Ein Port ist wie eine Hausnummer am Server - er sagt Ihrem E-Mail-Programm, an welcher Stelle genau es anklopfen soll. Für jeden Dienst gibt es einen eigenen Port.
Die wichtigsten Ports im Überblick:
| Wozu | Protokoll | Port | Verschlüsselung |
|---|---|---|---|
| E-Mails empfangen | IMAP | 993 | SSL/TLS - immer wählen |
| E-Mails empfangen (älter) | POP3 | 995 | SSL/TLS |
| E-Mails senden | SMTP | 465 oder 587 | SSL/TLS bei 465, STARTTLS bei 587 |
SSL/TLS ist ein Verschlüsselungsverfahren - es sorgt dafür, dass Ihr Passwort und Ihre E-Mails beim Übertragen nicht mitgelesen werden können. Wählen Sie beim Einrichten immer SSL/TLS, STARTTLS oder "Verschlüsselte Verbindung". Taucht eine Sicherheitswarnung auf, geben Sie Ihr Passwort dort nicht ein.
Einstellungen nach Anbieter
Suchen Sie Ihren Anbieter in der Liste. Hinter jedem Link finden Sie die genauen Serveradressen und eine Anleitung für Outlook, Thunderbird und Smartphone:
- T-Online / Telekom Mail Einstellungen
- Arcor Mail Einstellungen
- EWE Mail Einstellungen
- Unitybox / Unitymedia Einstellungen
- Kabel BW Mail Einstellungen
- Web.de Einstellungen
- GMX Einstellungen
- Yahoo Mail Einstellungen
- Alice Mail Einstellungen
Neue E-Mails in der Taskleiste anzeigen
Wer mehrere Postfächer hat, muss nicht ständig in jeden Webmailer schauen. Kleine Mail-Checker fragen die Konten per POP3 oder IMAP ab und melden neue Nachrichten in der Windows-Taskleiste. Wie das mit der Freeware CheckMail funktioniert und welche gepflegten Alternativen es gibt: CheckMail: Mail-Checker für Windows
E-Mail-Signatur einrichten
Eine Signatur ist ein fester Textblock, der automatisch unter jede E-Mail gesetzt wird - mit Name, Telefonnummer, Firma und so weiter. Einmal eingerichtet, erscheint sie bei jeder neuen E-Mail automatisch.
Für geschäftliche E-Mails schreibt das Gesetz bestimmte Pflichtangaben vor, und zwar für alle Geschäftsbriefe "gleichviel welcher Form", also auch für E-Mails an einen bestimmten Empfänger. Ein im Handelsregister eingetragener Kaufmann muss nach § 37a HGB Firma, Rechtsformbezeichnung, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer nennen. Eine GmbH muss nach § 35a GmbHG Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer angeben. Eine Telefonnummer verlangen diese Vorschriften nicht. Was für Ihre Rechtsform genau gilt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung oder IHK.
Wie Sie eine Signatur speziell bei T-Online einrichten, erklärt diese Schritt-für-Schritt-Anleitung: E-Mail-Signatur bei T-Online einrichten
Unbekannte Nummer 01930100 im Festnetz
Wer einen Telekom-Anschluss hat und Anrufe von der Nummer 01930100 bekommt, fragt sich oft was dahintersteckt. Was es mit dieser Nummer auf sich hat und wie Sie solche Anrufe blockieren: Telefonnummer 01930100
E-Mail zurückrufen
Die Nachricht ist raus, der Fehler fällt eine Sekunde später auf. Was Gmail, GMX und Outlook dann wirklich noch können und wie Sie das Zeitfenster verlängern: E-Mail zurückrufen
Phishing-Mail geöffnet: was jetzt
Sie haben eine verdächtige Mail geöffnet, einen Link angeklickt oder Daten eingegeben? Was Sie in welchem Fall sofort tun, steht hier: Phishing-Mail geöffnet: Das sollten Sie jetzt tun
Mail Delivery Subsystem: die Fehlermail verstehen
Wenn eine E-Mail nicht ankommt, meldet sich der Server mit einer englischen Nachricht von "Mail Delivery Subsystem" oder "MAILER-DAEMON". Was die Codes 550 und 554 bedeuten und was dagegen hilft: Mail Delivery Subsystem
Arktur-Schulserver
Für Schulen gibt es mit dem Arktur-Server eine eigene Lösung für schulische E-Mail und Netzwerkdienste. Informationen zur Nutzung und Einrichtung: Arktur-Schulserver