CheckMail: Mail-Checker für Windows und Alternativen

Mit der Freeware CheckMail lässt sich unter Windows prüfen, ob in einem oder mehreren Postfächern neue E-Mails liegen, ohne jedes Mal die Seite des Anbieters aufzurufen und sich einzuloggen. Das Programm sitzt als kleines Briefsymbol unten rechts in der Taskleiste, gleich neben der Uhr. Ein Klick darauf zeigt neue Nachrichten mit Absender, Betreff und Größe. Unerwünschte Mails löschen Sie direkt auf dem Server, ohne sie vorher herunterzuladen.

Früher lag die Homepage des Programms unter checkmail-tool.de. Diese Adresse führt heute auf diese Seite.

Was CheckMail kann

CheckMail fragt die Postfächer über POP3 und IMAP ab. Das sind die beiden Verfahren, mit denen Mailprogramme Nachrichten beim Anbieter abholen. Das Menü am Briefsymbol bietet:

• Jetzt Mails checken: fragt alle eingerichteten Konten sofort ab
• Jetzt Mails lesen: zeigt die Liste der neuen Nachrichten
• Automatisch checken: schaut in festen Abständen selbst nach
• Filterregeln: löscht Mails, die bestimmten Kriterien entsprechen, gleich auf dem Server

Kennen Sie das? Eine Adresse bei GMX, eine bei der Firma, eine alte bei T-Online. Wer dreimal am Tag in drei Webmailer schaut, spart sich mit CheckMail genau diese Runde.

CheckMail einrichten

Nach dem Start erscheint das Briefsymbol in der Taskleiste. Mit einem Rechtsklick darauf öffnen Sie die Optionen und legen dort je Postfach ein Konto an:

1. Account Name vergeben, zum Beispiel GMX oder Firmenpost
2. Mailserver eintragen, also den Posteingangsserver Ihres Anbieters
3. Nutzername eintragen, meist die vollständige E-Mail-Adresse
4. Passwort des Postfachs eintragen
5. Protokoll wählen: POP3 oder IMAP
6. Port angeben: 995 für POP3 mit Verschlüsselung, 993 für IMAP mit Verschlüsselung

Das Feld Webmail bleibt leer. Es war nur für Anbieter gedacht, die gar kein POP3 oder IMAP anbieten. Welche Serveradresse Ihr Anbieter verwendet, steht in dessen Hilfe oder in unseren Anleitungen, etwa zu GMX oder IONOS. Was POP3 und IMAP unterscheidet, erklärt die Seite Was ist IMAP?.

Tipp: Legen Sie CheckMail in den Autostart von Windows, dann läuft die Abfrage nach jedem Hochfahren mit.

Läuft CheckMail heute noch?

Ehrlich gesagt: nur noch eingeschränkt. Die letzte Version 2.0.2.22 trägt im Info-Fenster den Vermerk "Copyright 2001 - 2007". Danach kam keine neue Version mehr. Die Download-Portale nennen Windows 2000 bis Windows 10 als unterstützte Systeme, die Screenshots auf dieser Seite stammen noch von Windows XP.

Das größere Problem sind nicht die Windows-Versionen, sondern die Anmeldung bei den großen Anbietern:

• Outlook.com und Hotmail verlangen inzwischen die moderne Anmeldung per OAuth2. Dabei meldet sich das Programm über ein Fenster von Microsoft an, statt Benutzername und Passwort selbst zu schicken. CheckMail kann das nicht und kommt deshalb nicht mehr hinein. Mehr dazu im Artikel zum Outlook-Login.
• Gmail lässt ältere Programme nur noch mit einem App-Passwort zu. Das ist ein eigenes Passwort nur für dieses eine Programm, und Google vergibt es erst, wenn die Bestätigung in zwei Schritten eingeschaltet ist.
• GMX, WEB.DE, T-Online und die meisten Hoster mit eigener Domain funktionieren mit POP3 oder IMAP weiterhin, sofern der Abruf durch externe Programme im Postfach freigeschaltet ist. Bei GMX und WEB.DE ist das eine eigene Einstellung.

Für ein Postfach bei einem Hoster wie All-Inkl, Strato oder IONOS kann CheckMail also noch seinen Dienst tun. Für Outlook.com und Gmail brauchen Sie ein Programm, das aktuell gepflegt wird.

Alternativen zu CheckMail

• POP Peeper: Mail-Benachrichtigung für die Windows-Taskleiste, wird weiter gepflegt und unterstützt SSL/TLS und OAuth2. Damit klappt auch die Anmeldung bei Gmail und Outlook.com. Es gibt eine kostenlose Version und eine kostenpflichtige Pro-Version.
• Ein vollwertiges Mailprogramm: Thunderbird oder Outlook melden neue Mails ebenfalls in der Taskleiste. Wer ohnehin ein Mailprogramm nutzt, braucht keinen zusätzlichen Mail-Checker.
• Die App des Anbieters auf dem Smartphone: Sie meldet neue Mails per Benachrichtigung und kennt die Anmeldung des Anbieters von Haus aus.

Oft geht es auch ohne Zusatzprogramm. Die meisten Anbieter leiten Mails automatisch an eine Hauptadresse weiter. Dann reicht ein einziger Posteingang, und die Frage nach dem Mail-Checker erledigt sich. Einen Überblick über die Webmailer der gängigen Anbieter finden Sie in unserer Webmail-Übersicht.