Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten

Die Abwesenheitsnotiz heißt bei Outlook "Automatische Antworten". Wo Sie sie einschalten, hängt von zwei Dingen ab: welches Outlook Sie benutzen und was für ein Konto dahintersteckt. Hier finden Sie den Weg für das neue und das klassische Outlook, für Outlook.com im Browser, für den Mac und das Handy. Für Gmail- und IMAP-Konten in Outlook gibt es eine Ersatzlösung.

Zuerst klären: welches Outlook, welches Konto?

Outlook gibt es in mehreren Ausführungen, die sich ähnlich sehen, aber verschieden bedient werden. Die Tabelle zeigt, wo Sie nachsehen müssen.

Dazu kommt der Kontotyp. Microsoft schreibt: Die Einrichtung hängt davon ab, ob es ein Exchange- oder Microsoft-365-Konto ist oder ein POP- beziehungsweise IMAP-Konto. Gmail, Yahoo und andere POP- oder IMAP-Konten unterstützen die automatischen Antworten in Outlook nicht. Wenn Sie so ein Konto in Outlook eingebunden haben, lesen Sie weiter unten den Abschnitt zu Gmail und anderen IMAP-Konten.

Wie Sie merken, welches Outlook Sie haben: Im klassischen Outlook gibt es oben das Menüband mit "Datei". Das neue Outlook hat die Registerkarte "Ansicht" mit dem Eintrag "Einstellungen im neuen Outlook anzeigen". Klappt ein Weg nicht, probieren Sie den anderen.

Neues Outlook für Windows

1. Auf die Registerkarte Ansicht gehen und Einstellungen im neuen Outlook anzeigen wählen.
2. Konten und dann Automatische Antworten öffnen.
3. Den Schalter Automatische Antworten einschalten.
4. Antworten nur während eines Zeitraums senden anhaken und Start und Ende eintragen.
5. Den Text eingeben.
6. Auf Speichern klicken.

Mit Antworten nur an Kontakte senden bekommen nur die Absender aus Ihrer Kontaktliste die Antwort. Microsoft empfiehlt diese Einstellung, dazu gleich mehr.

Klassisches Outlook für Windows

1. Oben links auf Datei klicken.
2. Die Schaltfläche Automatische Antworten wählen.
3. Automatische Antworten senden aktivieren.
4. Optional einen Zeitraum festlegen. Nach dem Ende schaltet sich die Antwort selbst ab. Ohne Zeitraum müssen Sie sie von Hand ausschalten.
5. Auf der Registerkarte Automatische Antworten den Text eintragen.
6. Mit OK speichern.

Fehlt die Schaltfläche Automatische Antworten, bietet Ihr Konto die Funktion nicht an. Dann hilft der Abschnitt zu den IMAP-Konten.

Mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto sehen Sie zwei Registerkarten: Innerhalb meiner Organisation und Außerhalb meiner Organisation. Dort können Sie zwei verschiedene Texte hinterlegen.

Antworten ausschalten

Solange die Antwort aktiv ist, zeigt Outlook unter dem Menüband eine Meldung dazu. Ein Klick auf Deaktivieren schaltet sie ab. Wollen Sie nur den Zeitraum oder den Text ändern, öffnen Sie die Einstellungen wie oben noch einmal.

Outlook.com im Browser

1. Oben rechts auf Einstellungen klicken.
2. Konto beziehungsweise Konten und dann Automatische Antworten öffnen. Je nach Oberfläche heißt der Punkt etwas anders.
3. Den Schalter Automatische Antworten aktivieren einschalten.
4. Antworten nur während dieses Zeitraums senden anhaken und Start und Ende eintragen.
5. Den Text ins Feld schreiben. Schriftart und Farbe lassen sich über die Formatierung ändern.
6. Oben auf Speichern klicken.

Setzen Sie keinen Zeitraum, bleibt die Antwort an, bis Sie den Schalter selbst wieder ausschalten. Das geht an derselben Stelle.

Im Browser gibt es drei zusätzliche Haken, die bei Abwesenheit praktisch sind:

• Meinen Kalender für diesen Zeitraum blockieren
• Neue Einladungen für Ereignisse während dieses Zeitraums automatisch ablehnen
• Meine Besprechungen während dieses Zeitraums ablehnen und abbrechen

Letzteres sagt Termine ab, die schon in Ihrem Kalender stehen. Setzen Sie den Haken also nur, wenn Sie das wirklich wollen.

Outlook für Mac

1. In der Symbolleiste auf Extras klicken.
2. Automatische Antworten wählen.
3. Im Fenster den Schalter Automatische Antworten senden einschalten.
4. Den Text eintragen und festlegen, wie lange die Antwort laufen soll.

Haben Sie ein Unternehmenskonto, können Sie einen eigenen Text für Personen außerhalb der Organisation hinterlegen. Zum Ausschalten stellen Sie denselben Schalter wieder aus.

Outlook auf dem Handy

In der Outlook-App für Android und iPhone geht es so:

1. In den Einstellungen auf Ihr Konto tippen.
2. Automatische Antworten wählen und den Schalter auf Ein stellen.
3. Text eingeben und auf Speichern tippen.

Microsoft nennt dafür Microsoft-365-, Exchange-, Exchange-(Hybrid)- und Outlook.com-Konten. In der App können Sie außerdem einen Zeitraum wählen, den Kalender mit "Außer Haus" sperren und Besprechungen im Zeitraum ablehnen oder abbrechen lassen. Antworten lassen sich an alle senden oder nur an die eigene Organisation, mit getrennten Texten.

Gmail und andere IMAP-Konten in Outlook

Haben Sie ein Gmail-, Yahoo- oder anderes POP- beziehungsweise IMAP-Konto in Outlook eingerichtet, fehlt die Schaltfläche Automatische Antworten. Das liegt nicht an Ihnen: Microsoft sagt ausdrücklich, dass diese Konten die Funktion nicht unterstützen.

Ein Ersatz im klassischen Outlook ist eine Regel mit einer Vorlage. Sie hat einen Haken: Outlook muss während Ihrer Abwesenheit geöffnet bleiben und laufen. Ist der Rechner aus, wird nichts beantwortet.

Schritt 1: die Vorlage anlegen

1. In Outlook eine neue E-Mail öffnen.
2. Betreff und Text der Abwesenheitsnotiz eintragen.
3. Datei, Speichern unter wählen.
4. Dateityp Outlook-Vorlage (*.oft) einstellen, einen Namen vergeben und speichern.

Schritt 2: die Regel erstellen

1. Datei, Regeln & Benachrichtigungen verwalten öffnen.
2. Auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf Neue Regel klicken.
3. Unter "Regel ohne Vorlage erstellen" Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden wählen und Weiter klicken.
4. Die Felder in Schritt 1 und 2 leer lassen, wenn alle Mails beantwortet werden sollen. Die Rückfrage, ob die Regel für alle Nachrichten gelten soll, bestätigen Sie mit Ja.
5. Als Aktion diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten wählen.
6. Auf den unterstrichenen Text "einer bestimmten Vorlage" klicken, unter "Suchen in" Vorlagen im Dateisystem wählen und Ihre Vorlage öffnen.
7. Bei Bedarf Ausnahmen hinzufügen, der Regel einen Namen geben, zum Beispiel "Abwesenheit", und auf Fertig stellen klicken.

Die Regel ist nach dem Anlegen eingeschaltet, wenn Sie das Häkchen "Diese Regel aktivieren" nicht entfernt haben. Nach Ihrer Rückkehr schalten Sie sie wieder ab: Unter Datei, Regeln & Benachrichtigungen verwalten das Häkchen vor der Regel entfernen und mit OK bestätigen. Vergessen Sie das, antwortet Outlook weiter.

Eine Einstellung im Webmail Ihres Anbieters, falls es dort eine gibt, hat den Vorteil, dass sie nicht an ein geöffnetes Outlook gebunden ist. Die Menüpunkte unterscheiden sich je Anbieter und sind nicht Thema dieses Artikels. Die Anleitungen zu den einzelnen Diensten finden Sie in unserer Webmail-Übersicht.

An wen geht die Antwort? Vorsicht bei Newslettern

Microsoft warnt bei Geschäfts-, Schul- und Unikonten vor einer Einstellung: Wenn Sie Antworten an Absender außerhalb Ihrer Organisation aktivieren, geht Ihre Antwort an jede E-Mail, die Sie bekommen. Das schließt Newsletter, Werbung und mögliche Junk-Mails ein. Microsoft empfiehlt deshalb, nur an Kontakte zu antworten.

Pro Absender kommt die Antwort laut Microsoft nur einmal während Ihrer Abwesenheit.

Textvorlagen für die Abwesenheitsnotiz

Die folgenden Texte sind Vorschläge von uns, keine Vorgaben von Microsoft. Setzen Sie Ihre eigenen Daten ein.

Urlaub, kurz gehalten:

„Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom [Datum] bis [Datum] nicht im Büro und lese meine Mails in dieser Zeit nicht. Ich melde mich nach meiner Rückkehr.“

Mit Vertretung:

„Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] abwesend. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [Mailadresse]. Alle anderen Nachrichten beantworte ich nach meiner Rückkehr.“

Privates Konto:

„Hallo, ich bin bis [Datum] unterwegs und antworte erst danach. Danke für Ihre Geduld.“

Unser Rat: Nennen Sie das Rückkehrdatum und eine Vertretung, aber nicht, wohin Sie reisen. Eine Antwort, die jeder Absender bekommt, sagt auch Fremden, dass Sie nicht zu Hause sind.

Wenn es nicht klappt

• Keine Schaltfläche "Automatische Antworten": Ihr Konto unterstützt die Funktion nicht, meist ein Gmail- oder IMAP-Konto. Nutzen Sie die Regel oder den Anbieter.
• Es kommt keine Antwort an: Prüfen Sie den Zeitraum. Liegt das Ende in der Vergangenheit oder der Beginn in der Zukunft, ist die Antwort nicht aktiv. Bei der Regel muss Outlook laufen.
• Die Antwort läuft nach der Rückkehr weiter: Ohne Zeitraum bleibt sie an, bis Sie sie ausschalten. Im Browser oder in der App am Schalter, im klassischen Outlook über Deaktivieren, bei der Regel durch Entfernen des Häkchens.
• Die Einstellung sieht anders aus als hier beschrieben: Vermutlich nutzen Sie ein anderes Outlook als gedacht. Probieren Sie den Weg für klassisches oder neues Outlook.

Ist vor dem Urlaub eine Mail verschwunden, hilft Gelöschte E-Mails wiederherstellen. Eine falsch abgeschickte Mail behandelt E-Mail zurückrufen. Wie der Zugang zum Outlook-Postfach im Browser funktioniert, zeigt Outlook Login.

Häufige Fragen zur Abwesenheitsnotiz in Outlook

Wie richte ich in Outlook eine Abwesenheitsnotiz ein?

Im klassischen Outlook über Datei und Automatische Antworten, im neuen Outlook über Ansicht, Einstellungen, Konten und Automatische Antworten. In Outlook.com im Browser unter Einstellungen, Konto, Automatische Antworten.

Wo finde ich die automatischen Antworten in Outlook?

Das hängt von der Version ab. Die Tabelle weiter oben zeigt den Weg für das neue und das klassische Outlook, den Browser, den Mac und die App.

Warum fehlen bei mir die automatischen Antworten?

Wahrscheinlich ist das Konto ein Gmail-, Yahoo- oder anderes POP- oder IMAP-Konto. Microsoft unterstützt die Funktion für diese Konten nicht. Eine Regel mit Vorlage ersetzt sie, solange Outlook geöffnet bleibt.

Antwortet Outlook jedem mehrfach?

Nein. Laut Microsoft geht die Antwort einmal an jede Person, die Ihnen während der Abwesenheit schreibt.

Muss mein Rechner für die Abwesenheitsnotiz laufen?

Bei der Ersatzlösung über eine Regel ja, Outlook muss geöffnet bleiben. Für die eingebauten automatischen Antworten nennt Microsoft diese Bedingung nicht.

Wie schalte ich die Abwesenheitsnotiz wieder aus?

Im Browser und in der App am Schalter für Automatische Antworten, im klassischen Outlook mit Deaktivieren in der Meldung unter dem Menüband. Haben Sie einen Zeitraum gesetzt, endet sie von selbst.

Bekommen auch Newsletter eine Antwort?

Nur wenn Sie Antworten an alle externen Absender aktiviert haben. Microsoft empfiehlt, die Antwort auf Kontakte zu beschränken.